Od 01. januara 2024. godine počinje primena Uredbe o jedinstvenim tehničko-tehnološkim zahtevima i procedurama za čuvanje i zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala u elektronskom obliku („Sl. glasnik RS“, br. 107/2021 i 94/2022, “Uredba”).
Uredbom su određene obaveze stvaraoca i imaoca dokumentarnog materijala u elektronskom obliku u pogledu pouzdanog čuvanja i arhiviranja, određen je način vršenja nadzora od strane nadležnog arhiva, propisana je obaveza vođenja arhivske knjige u elektronskom obliku, kao i postupak izdvajanja i uništavanja dokumentarnog materijala u elektronskom obliku i izdvajanja i predaje arhive dokumentarnog materijala koji se čuva trajno protekom roka od 30 godina od nastanka tog materijala.
Obveznici su svi stvaraoci i imaoci dokumentarnog materijala u elektronskom obliku sa razlikom što će državni organi i organizacije, organi teritorijalne autonomije i jedinice lokalne samouprave, ustanove i imaoci javnih ovlašćenja vršiti elektronsko arhiviranje u rešenju eArhiv a ostali stvaraoci i imaoci (privatni subjekti) su slobodni da odaberu softversko rešenje za tu namenu –sistem za pouzdano čuvanje koji im odgovara.
Privredni subjekti neće morati da angažuju stručno lice (pružaoca usluga za arhiviranje) već mogu i sami da vrše pouzdano čuvanje (elektronsko arhiviranje) uz pomoćni softver za tu namenu (kojim se obezbeđuje mogućnost dokazivanja validnosti kvalifikovanog elektronskog potpisa/pečata).
Uredba se odnosi na elektronske dokumente, koji izvorno nastaju u digitalnoj formi a ne u papiru. Ne postoji obaveza skeniranja štampanih dokumenata (prosto skeniran dokument predstavlja kopiju štampanog dokumenta i ne spada pod ovu Uredbu osim ukoliko se ne digitalizuje i na taj način bude iste dokazne snage kao original).
Za sada ne postoji zvanično tumačenje da će se Uredba primenjivati na dokumente nastale pre 01. januara 2024. godine, već samo na nastale nakon ovog datuma. Ostaje nejasno i da li se arhiviranje elektronskih dokumenata sprovodi svakodnevno, nedeljno, mesečno ili godišnje (pretpostavke su početkom godine, za prethodnu kalendarsku godinu).
Očekuju se i dodatne izmene Uredbe u decembru kojima će biti predviđeno da privredni subjekti neće imati obavezu da čuvaju dokumentarni materijal u elektronskom obliku ukoliko se taj dokumentarni materijal već čuva kod nekog državnog organa ili organizacije. To znači da privredni subjekti neće biti u obavezi da čuvaju svoja elektronska dokumenta kao što su elektronske fakture (SEF), poreske prijave (Poreska uprava), finansijske izveštaje (APR), prijave i odjave zaposlenih (CROSO) itd.
Većina privrednih subjekata ne generiše druga elektronska dokumenta osim onih koje šalju državnim organima i organizacijama, pa u tom smislu neće imati nikakvu obavezu počev od 01. januara 2024. godine. Privredni subjekti čijim radom nastaju elektronska dokumenta osim navedenih, će morati da vrše klasifikovanje, razvrstavanje, pouzdano čuvanje kao i da obezbede dostupnost takvih dokumenata u skladu sa Uredbom.
Preuzmite NEWSLETTER u PDF formatu klikom OVDE.
Za sve dodatne konsultacije ili pravnu pomoć, možete se obratiti timu Tasić & Partneri putem maila na [email protected] ili putem telefona na +381116302233.