Advokatska kancelarija Tasić & Partners podseća sve klijente na obavezu da do 30.04.2024. godine, nadležnom Arhivu dostave prepis arhivske knjige za 2023. godinu, u svemu u skladu sa Zakonom o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti („Sl. glasnik RS“, br. 6/2020, „Zakon“). Naime, članom 9. Zakona propisano je da je svaki stvaralac i imalac arhivske građe i dokumentarnog materijala dužan da dostavi nadležnom arhivu prepis arhivske knjige najkasnije do 30. aprila tekuće godine, za dokumentarni materijal nastao u prethodnoj godini, pod pretnjom sankcija predviđenih Zakonom, konkretno novčanom kaznom od 50.000 do 2.000.000 dinara za pravno lice i novčanom kaznom od 5.000 do 150.000 dinara za odgovorno lice u pravnom licu.
Privredni subjekti će prepis arhivske knjige moći da dostave u papirnoj formi, još samo ove godine, odnosno još samo u odnosu na dokumentarni materijal nastao u 2023. godini, s obzirom da će se arhivska knjiga, počev od 2024. godine, dostavljati isključivo u elektronskom obliku. Navedena obaveza se ne odnosi i na arhivske knjige iz prethodnih godina, iako je preporuka da se sve arhivske knjige, nastale od dana osnivanja privrednog subjekta, dostave nadležnom arhivu putem e-arhiva, kako bi sistem mogao da primenom propisanih rokova čuvanja dokumentarnog materijala, propisno klasifikuje i izdvoji arhivsku građu.
Ukazujemo na to da obaveza dostavljanja prepisa arhivske knjige u elektronskom obliku ne utiče niti uvodi obavezu čuvanja sve dokumentacije u elektronskom obliku, već će privredni subjekti moći da, kao i do sada, slobodno biraju način sačinjavanja i čuvanja dokumentarnog materijala, uz primenu zakonskih odredbi o bezbednom čuvanju dokumenata, bez obzira u formi u kojoj nastaju ili se čuvaju. U odnosu na dokumentaciju koja mora biti sačinjena i nadležnim organima dostavljena u elektronskom obliku (prijave na obavezno socijalno osiguranje, finansijski izveštaji, poreske prijave, prijave osnivanja društva sa ograničenom odgovornošću i sl.), obaveza bezbednog čuvanja prenosi se na državne organe/agencije u čijem radu navedeni materijal nastaje. Sa druge strane, privredni subjekti su i dalje dužni da određenu dokumentaciju sačinjavaju i čuvaju u papirnoj formi, uvek kada je to propisano posebnim zakonom (kao što je to slučaj sa, primera radi, ugovorom o radu).
Na kraju, imajući u vidu da će se sistemu e-arhiv pristupati isključivo elektronskim putem, to će lica koja su ovlašćena i zadužena za klasifikaciju, čuvanje i arhiviranje dokumentarnog materijala na nivou privrednog subjekta, biti dužna da poseduju važeći elektronski sertifikat kojim će pristupati i dodavati dokumente u sistemu.