Novi Zakon o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti („Sl. glasnik RS“, br. 6/2020, u daljem tekstu “Zakon”), stupio je na snagu 01. februara 2020. godine, a počinje sa primenom od 02. februara 2021. godine. Cilj Zakona je stvaranje novog zakonskog okvira kojim se obezbeđuje zaštita arhivske građe bez obzira na oblik u kome nastaje i gde se nalazi, kao i svojevrsno zaokruživanje pravne regulative koja se odnosi na arhivsku građu nastalu u elektronskom obliku na način kojim se garantuje očuvanje podataka koje ona sadrži.
Zakon ne samo da uvažava trenutne okolnosti u poslovanju prihvatajući elektronski oblik arhivske građe, već donosi i niz drugih novina, obaveza i kazni. Obaveze subjekata su precizirane i pobrojane i odnose se na sve subjekte koji u svakodnevnom radu vrše prijem, evidenciju i arhiviranje poslovne dokumentacije a kazne za nepoštovanje propisa su uvećane u odnosu na ranije važeći zakon.
Zakon između ostalog reguliše nadležnost i obaveze arhiva, organizaciju arhivske delatnosti, kazne za nepoštovanje odredaba Zakona, obaveze privrednih subjekata u pogledu arhiviranja kao i kategorizaciju i valorizaciju dokumentarnog materijala.
Pre svega, Zakon se odnosi na sve stvaraoce i imaoce arhivske građe i dokumentarnog materijala bez obzira na njihovu veličinu imajući u vidu da se radom svakog pravnog lica stvara određeni dokumentarni materijal bez obzira na format i formu na kojem je zabeležen. U tom smislu, arhivi će u postupku zaštite arhivske građe i dokumentarnog materijala van arhiva imati jednaku nadležnost nad privrednim društvom od par hiljada zaposlenih i preduzetnikom od par zaposlenih.
Između ostalih obaveza, subjekti na koje se primenjuje Zakon, a to su sva pravna lica, kako iz privatnog tako i iz javnog sektora kao i fizička lica koja obavljaju delatnost, treba da odrede odgovorno stručno lice za zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala i postupanje sa arhivskom građom i dokumentarnim materijalom, zatim da vode arhivsku knjigu na propisanom obrascu, da donesu opšti akt o načinu evidentiranja, klasifikovanja, arhiviranja i čuvanja arhivske građe i dokumentarnog materijala, da donesu Listu kategorija dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja, kao i opšti akt o načinu evidentiranja zaštite i korišćenja elektronskih dokumenata.
Arhivska knjiga se vodi na propisanom obrascu i dostavlja nadležnom javnom arhivu do 30. aprila tekuće godine za dokumentarni materijal nastao u prethodnoj godini. Arhivska knjiga predstavlja opšti inventarni popis kompletnog dokumentarnog materijala nastalog u radu stvaraoca/imaoca dokumentarnog materijala, kao i dokumentarnog materijala i arhivske građe, koji se po bilo kom osnovu nalaze u prostorijama stvaraoca.
Za određivanje odgovornog stručnog lica ne postoje izričiti kriterijumi. Ukoliko ne postoje uslovi da se po sistematizaciji uspostavi radno mesto arhivara, poželjno je da to bude osoba koja u svom svakodnevnom radu ima najviše dodira sa dokumentarnim materijalom i najbolje poznaje isti. Iz prakse se da zaključiti da su to najčešće osobe koje rade u računovodstvenom ili pravnom sektoru.
Lista kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala, pored računovodstvene i pravne dokumentacije, mora da sadrži i kategorije dokumentacije iz osnovne delatnosti privrednog društva. Nazivi kategorija iz Liste kategorija i rokovi čuvanja moraju biti identični nazivima kategorija i rokovima upisanim u arhivsku knjigu. Predlog Liste kategorija dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja, šalje se u nadležni arhiv radi davanja saglasnosti.
Pored navedenih, Zakon predviđa i niz drugih obaveza za stvaraoce i imaoce arhivske građe i dokumentarnog materijala, poput obaveze obezbeđivanja odgovarajućeg prostora i opreme za smeštaj i zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala, osiguravanja trajnog čuvanja arhivske građe u elektronskom obliku, obaveza obaveštavanja u roku od 30 dana nadležnog arhiva o svom osnivanju, kao i o svim izmenama statusa i organizacije (promeni statusa i/ili naziva, promeni organizacije, promeni adrese, kao i prestanku rada), obaveza donošenja plana mera zaštite arhivske građe i dokumentarnog materijala u slučaju rizika od katastrofa i vanrednih situacija u skladu sa zakonom i sl.
Potrebno je napomenuti da primena Zakona neće stvoriti nove troškove građanima i privredi kada je u pitanju postupanje sa dokumentima koji izvorno nastaju u papiru jer se obaveze koje su predviđene za stvaraoce i imaoce arhivske građe i dokumentarnog materijala bitno ne razlikuju od obaveza koje predviđaju postojeći propisi, a koji se odnose na čuvanje, klasifikaciju, arhiviranje dokumenata, odabiranje arhivske građe, izlučivanje bezvrednog registraturskog materijala, predaju arhivske građe i dr.
Međutim, imajući u vidu da privreda u svom radu stvara i arhivsku građu koja izvorno nastaje u elektronskom obliku, ona će morati da se čuva u skladu sa odredbama Zakona i propisa kojima se uređuje pouzdano elektronsko čuvanje, kako bi se obezbedilo njeno očuvanje. U tom smislu privreda neće imati dodatne troškove osim onih koje već ima na osnovu primene propisa koji uređuju pouzdano elektronsko čuvanje. Posebno napominjemo da će primena Zakona izazvati pojačanu potražnju za adekvatnom računarskom opremom, kao i za opremom za mikrofilmovanje, digitalizaciju i konzervaciju dokumenata.
Za neispunjvanje obaveza iz novog Zakona kazniće se za prekršaj pravno lice novčanom kaznom u iznosu od 50.000,00 do 2.000.000,00 dinara u zavisnosti od učinjene povrede a odgovorno lice u pravnom licu novčanom kaznom do 150.000,00 dinara.
Za sve dodatne konslutacije ili pravnu pomoć, možete se obratiti timu Tasić & Partneri putem maila na [email protected] ili putem telefona na +381116302233.