Koristimo priliku da podsetimo sve privredne subjekte na obavezu podnošenja prepisa arhivske knjige za 2023. godinu, a koja, imajući u vidu da e-arhiv još uvek nije dostupan, može biti predata u papirnoj formi, u zakonskom roku do 30.04.2024. godine.
Prepis arhivske knjige za 2024. godinu biće moguće podneti isključivo elektronskim putem, preko sistema e-arhiv. S obzirom na to da će privredni subjekti samo nastaviti da ispunjavaju obavezu dostavljanja prepisa arhivske knjige, samo u promenjenoj formi, navedeno neće uticati na način čuvanja i arhiviranja dokumentacije, s obzirom da obaveza unosa i arhiviranja dokumentacije kroz elektronski sistem e-arhiva postoji samo za državne, odnosno jave subjekte, dok će privredni subjekti i dalje sami birati i uređivati način sačinjavanja i čuvanja dokumentacije – da li će to biti u papirnoj ili elektronskoj formi, uz primenu odgovarajućih sistema obebeđenja zaštite integriteta i trajnosti dokumentacije. Navedeno se, naravno, ne odnosi na određene dokumente koji, prema posebnim propisima, moraju biti sačinjeni u elektronskoj formi (kao što su registracione prijave osnivanja, poreske prijave i sl.).
Međutim, čuvanje i arhiviranje dokumentacije koja obavezno nastaje elektronskoj formi biće prebačeno na državne organe, odnosno javne agencije koje primaju takvu dokumentaciju a koje će biti dužne da istu čuvaju i arhiviraju kroz sistem e-arhiv, što dalje znači da će se privredni subjekti dalje osloboditi takve obaveze. Sa druge strane, navedeno je bez uticaja na dokumentaciju koja i dalje mora biti sačinjena u papirnoj formi, kao što je dokumentacija iz radnih odnosa, a koja mora u navedenoj formi biti sačuvana u skladu sa propisanim rokovima čuvanja.