Zakonom o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti (“Zakon”) predviđena je obaveza stvaralaca i imalaca arhivske građe i dokumentarnog materijala koji su pravna lica da vode arhivsku knjigu i da je u određenom roku dostave nadležnom javnom arhivu.
Iako je donošenjem Uredbe o jedinstvenim tehničko-tehnološkim zahtevima i procedurama za čuvanje i zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala u elektronskom obliku, koja je stupila na snagu 01.01.2024. godine, predviđena promena načina vođenja arhivskih knjiga – elektronski, kao i promena načina podnošenja istih – putem portala eUprava- eArhiv, navedeno se još uvek ne primenjuje u praksi, te se arhivske knjige i dalje vode i podnose u papirnom obliku.
Rok za dostavljanje prepisa arhivske knjige je 30. april tekuće godine za arhivsku građu i dokumentarni materijal nastao u prethodnoj godini. Arhivske knjige za 2024. godinu moraju se dostaviti najkasnije do 30. aprila 2025. godine, neposredno na adresu nadležnog javnog arhiva, ili dostavljanje posredstvom pošte.
Podsećamo da, pored obaveze dostavljanja arhivske knjige, Zakon propisuje i obavezu usvajanja određenih opštih akata, koji se pored arhivske knjige, takođe dostavljaju arhivu:
- Opšti aкt o načinu evidentiranja, кlasifiкovanja, arhiviranja i čuvanja arhivsкe građe i doкumentarnog materijala;
- Lista кategorija arhivsкe građe i doкumentarnog materijala sa roкovima čuvanja
- Opšti aкt o načinu evidentiranja, zaštite, i кorišćenja eleкtronsкih doкumenata.
Udruženja čiji su osnivači isključivo fizička lica, kao i predstavništva stranog privrednog društva ili organka nisu u obavezi da nadležnom javnom arhivu dostave ni arhivsku knjigu, ni propisanu dokumentaciju.
Za sve dodatne informacije ili konsultacije, tim Tasić & Partneri stoji Vam na raspolaganju.